Saiba como manter as reuniões corporativas produtivas

Especialista em gestão fala sobre otimização do tempo com objetividade nos assuntos

Reuniões corporativas são peças importantes para a comunicação e alinhamento das áreas que estabelecem os negócios. Entretanto, algumas vezes esses encontros não têm objetivos específicos e são até mesmo desnecessários. Quando realmente é imprescindível, se estende por longos períodos desperdiçando o tempo de trabalho e afetando o desempenho das atividades diárias dos colaboradores.

O ideal é manter a objetividade sobre as pautas discutidas a fim de que a produtividade seja alcançada, tanto durante quanto após a reunião. Alexandre Slivnik, especialista em gestão de pessoas, com especialização em Harvard – Graduate Schoool of Education, diretor da Associação Brasileira de Treinamento e Desenvolvimento (ABTD), indica formas para isso. “É preciso definir claramente quais são os objetivos práticos a serem abordados e quem é importante participar. Muitas reuniões são prolixas e contam com a presença de pessoas que acabam não agregando por não estarem cientes dos assuntos”, afirma.

Como todo profissional deve saber, no mundo dos negócios tempo é dinheiro. Por este motivo, agilizar as atividades e estruturas a serem trabalhadas de forma sucinta, durante a reunião, é garantia de melhor desenvoltura para toda a equipe envolvida. “Defina o que quer com a reunião, além de prazos para implementação de ideias. Escreva o que foi falado, compartilhe com os participantes e fique atento aos resultados”, ressalta Slivnik.

Há quem acredite que a preparação da reunião é tão importante quanto o seu acontecimento, por isso gestores, facilitadores e participantes precisam estar alinhados. “Além de deixar claro o objetivo, é preciso que o gestor seja um ótimo ouvinte, pois colaboradores gostam de ser ouvidos. Quanto maior o interesse em sua ideia, maior a possibilidade de continuar sugerindo coisas novas. O feedback é uma ferramenta muito positiva para o engajamento dos colaboradores”, acrescenta o especialista em gestão de pessoas.

O gestor deve performar seu cargo de forma a alavancar sua equipe e criar novas prospecções dentro da empresa. “Ele não deve apenas observar, mas criar prazos e lições de casa, anotar o que foi definido e cobrar que seja feito. Porém, é preciso ter cautela com a cobrança, pois caso contrário, pode desestimular que a tarefa seja bem-feita”, informa. Todo esse processo deve ser acompanhado de suporte e apoio à equipe, alimentando assim uma boa relação interna.

Por isso, é importante que todos os colaboradores estejam empenhados em garantir novos desafios que possam gerar diferentes resultados e melhorias tanto para a empresa, quanto para as tarefas cotidianas em suas áreas. Para isso, Slivnik dá algumas dicas, “Estude muito o assunto a ser falado, quanto maior o domínio, maior a clareza e fluência. Treine no espelho mais de dez vezes consecutivas, pois nós sabemos nossos pontos que devem melhorados e não tenha medo de apresentar suas ideias”, finaliza.